Comunicazione interna, cosa significa

La comunicazione interna è un insieme di attività la cui finalità è di generare una rete di flussi informativi che mirano alla diffusione di conoscenze e informazioni per rendere consapevoli i dipendenti degli obiettivi aziendali. Un piano di comunicazione interna di quanti obiettivi ha bisogno? Vediamolo di seguito.

Quanti obiettivi per un piano di comunicazione interna?

Un piano di comunicazione interna si pone diversi obiettivi. Uno di questi è la creazione di engagement con collaboratori e dipendenti. 

È assodato che i dipendenti che vengono coinvolti nella causa aziendale mostrano maggiori motivazioni, si impegnano di più per raggiungere gli obiettivi e, in diverse forme, diventano ambasciatori dell’azienda. Tutto questo offre un enorme contributo al miglioramento dell’ambiente lavorativo. 

Un altro obiettivo della comunicazione interna è la change communication, in cui tutti gli strumenti rendono partecipi ogni componente aziendale al cambiamento in corso, cercando di adottare facilmente comportamenti che favoriscono le trasformazioni. 

Particolarmente importante è anche creare dinamiche di responsabilità, collaborazione e gerarchia efficaci, soprattutto quando la leadership cambia. 

In generale, a beneficiare della comunicazione interna vincente è il know how aziendale, i processi produttivi, i talenti dei dipendenti e la solidità della corporate culture. 

Nel prossimo paragrafo parleremo di tre consigli importanti a favore della comunicazione interna. 

Comunicazione interna: tre consigli a prova di esperti

Ci sono tre consigli da parte di esperti in materia per dare vita a un’efficace comunicazione interna: 

• Diffondere la cultura della comunicazione: un’impresa o un’azienda necessitano che i membri di un team, i diversi team e le diverse aree diano vita a un fitto scambio di idee, informazioni e dubbi. Soltanto in questo modo possono condividere conoscenze, trovare soluzioni innovative e creare insight. Una comunicazione interna, prima ancora di procedimenti ad hoc e strumenti, necessita di elementi soft, di approcci e di cultura aziendale che vadano a premiare trasparenza e condivisione. Una metafora particolarmente efficace è quella che vede l’Amministratore Delegato tenere sempre aperta la propria porta, poiché è un chiaro segno di disponibilità verso tutti. Quando si parla di forme di comunicazione interna, viene fatta una distinzione tra comunicazione top-down, propria dei vertici aziendali, e comunicazione bottom-up, con cui i dipendenti arrivano ai responsabili aziendali. Però, un’azienda moderna necessita di trasparenza laterale, ossia i datori di lavoro che monitorano il modo di operare dei dipendenti, senza però rinunciare a feedback e input da parte loro. 
• Pianificare il budget: i diversi tool della comunicazione interna possono comportare dei costi. In caso contrario, come per i servizi free e i social media, necessitano di un budget per essere gestiti efficacemente. In generale, l’ottenimento di risultati concreti comportano investimenti dal punto di vista temporale, nonché di capitali e risorse per costruire rapporti interpersonali in azienda. In tal senso, un buon incentivo è porre obiettivi specifici in un piano di internal communication, che riesca ad aumentare il brand loyalty e ridurre il turnover della forza lavoro per tagliare i costi di training e di transizione. Inoltre i processi di comunicazione interna evitano disguidi, fraintendimenti, qui pro quo, che possono impattare in modo notevole sull’efficacia del business coaching. 
• Misurare l’efficacia e l’impatto del piano di comunicazione interna: i dati riguardanti le vendite, la produttività e il profitto vanno sempre controllati, così come vanno condotti survey in merito alla soddisfazione professionale di collaboratori e dipendenti. Inoltre vanno controllati i tassi di ritenzione tra impiegati, ma anche ottenere feedback che riguardano i programmi di welfare. Tutte le azioni descritte, anche se in forma indiretta, permettono all’azienda e al management di stabilire se la comunicazione interna sia stata efficace o meno. Soltanto misurando o valutando la strategia di comunicazione interna adottata un’azienda può, eventualmente, rivederla e riorientarla oppure definire modelli e best practice nel caso in cui abbia avuto successo. 

Di che tool servirsi per il proprio piano di comunicazione interna? 

I tool che un’azienda può utilizzare in un piano di comunicazione interna sono veramente tanti e diversi. Alcuni di questi hanno forma tradizionale, mentre altri contemplano meccanismi propri degli ambienti collaborativi e digitali. Però, una delle migliori strategie riguardanti i tool è integrarli tra loro. 

Il principio fondamentale da cui bisogna partire è la complessità che caratterizza un’azienda. In effetti, a ben vedere, è formata da unità diverse, che mostrano necessità diverse, intenti diversi e, a volte, parlano lingue diverse. 

Alla luce di questo, la comunicazione interna è chiamata a convogliare prospettive e sapere a favore di un unico obiettivo, ossia quello di business. Non bisogna stupirsi se ci sono aziende che continuano a utilizzare l’intranet contemporaneamente ai sistemi di messaggistica istantanea più moderni per favorire tra i dipendenti le interazioni. 

I sistemi applicativi e di gestione che aiutano la comunicazione interna sono tante. Ad esempio, tool come Slack vengono adottati per organizzare le conversazioni per specifici canali, che sono dedicati a singoli progetti, team o topic, ma anche per la divisione in aree geografiche se un’azienda ha sedi diverse, riducendo in questo modo la quantità e il flusso di email, oltre che la possibilità di archiviare o scambiare file tramite cloud. 

Da più parti viene sostenuto che i vecchi house organ andrebbero rivalutati. TV, radio e pubblicazioni aziendali, anche se di carattere formale, sono pur sempre degli ottimi canali per puntare a un determinato target interno. 

Alcuni hanno rielaborato tale concetto in ottica social e 2.0, facendo nascere i primi social network aziendali, tipo Noilab di Vodafone, e newsletter riservate ad affiliati e collaboratori. 

I principi di gamification andrebbero anche sfruttati in azienda, con la comunicazione interna chiamata a occuparsi di premi e contest che coinvolgono i clienti. Ovviamente, non devono andare in disaccordo con storia e valori aziendali oppure risultare controproducenti per i dipendenti. 

Le riunioni si mostrano ancora utili per la comunicazione interna. Se vengono strutturate in modo efficace, sono in grado di comunicare aggiornamenti in merito all’attività aziendale, agli obiettivi da raggiungere e ai risultati che sono stati raggiunti. 

Non bisogna, però, esagerare. Quando le riunioni diventano troppo, la produttività dei dipendenti potrebbe drasticamente diminuire, ma anche causare stress lavorativo e burn out. 

Infine, molto importanti sono i dettagli, che possono notevolmente migliorare la percezione che i collaboratori e i dipendenti hanno del brand.