Gestione del tempo! La guida definitiva

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Senza alcun dubbio la sfida più difficile e dura per ognuno di noi è la gestione del tempo. Ognuno di noi è diverso, vive in posti diversi, ha conti correnti diversi, ha una salute diversa, ma davanti alle 24 ore di una giornata siamo tutti indissolubilmente uguali.

Ognuno di noi ha uno stile di vita, esigenze, problemi e pressioni diverse.

Chi abita da solo, non ha figli e solo un’attività, lo applicherà la gestione del tempo n maniera diversa, da chi ha moglie o marito, 2 figli, suoceri e/o genitori intorno.

Di certo, il 90% delle persone gestisce male il proprio tempo, ed applicando solo alcuni dei principi che leggerai nelle prossime righe, sarai più efficace ed efficiente, qualunque sia il tuo stile di vita attuale.
Perciò prima di cominciare ho un consiglio da darti.

Via i sensi di colpa. Qual è la tua giornata tipo, lo scegli tu. Qual è l’orario per svegliarsi lo decidi tu. Come sposti il tuo baricentro della giornata lo decidi tu.

Non sono un dottore né un esperto di Feng Shui e non ti dirò come è meglio e quando è meglio svegliarsi o andare a letto.

Conosco uomini di successo che si svegliano alle 5 tutte le mattine, e uomini di successo che lavorano fino alle 3 di notte e si alzano alle 11. Quindi come sempre IN MEDIO STAT VERITAS ( la verità sta sempre in mezzo… te l’ho scritto in latino per fare un po’ il fico)

Il mio compito, in questo articolo è aiutarti a gestire meglio il tuo tempo, ottimizzando al meglio le attività che hai deciso di svolgere.

Se vuoi approfondire questo argomento ti consiglio di leggere testi riguardanti il time management, l’efficacia personale, lo sviluppo personale, il Feng Shui. Ti farà bene 😉
Prima di buttare via soldi in formazione, però leggi questo mio approfonfimento sulla questione.

Impariamo a gestire il tempo?

Allora prima un concetto che sentirai ripetere. La tua giornata è divisa in fasi. LUCE e BUIO. Queste due parole non si riferiscono a notte e giorno, ma più precisamente ai tuoi occhi.

La luce è il periodo in cui sei ad occhi aperti e quindi per me abile e arruolabile, e buio è appunto quando dormi, quindi se nel pomeriggio sei abituato a fare la pennichella di 2 ore…appunto quello è buio.

In un essere umano in età matura che va dai 25 ai 55 anni, molti studi scientifici come questo studio della Duke University hanno dimostrato che sono sufficienti 7 ore di sonno regolari per notte, a garantire una buona energia per tutto il resto del tempo. Regolari significa che dovresti cercare di andare a dormire ed alzarti sempre alla stessa ora. Questo regolarizzerebbe appunto il tuo orologio biologico e nel tempo non avresti più tempo della sveglia.

Detto questo la mia unità di misura per gestire il tempo al meglio, è 17 ore di luce, e fidati sono stato bravo e buono.

In alcuni modelli più stringenti, si arriva anche a 19-20 ore, quindi non ti lamentare.

Divideremo la tua giornata in 3 blocchi, considerando la ruota della vita presentata

Da alcuni maestri dell’efficienza personale. Te la metto qui in un’immagine, la famosa ruota della vita, che avrai visto e letto in ogni salsa.

Come vedi ci sono 8 aree ognuna delle quali deve essere riempita di attenzioni, in egual misura. Ora non significa che ogni giorno devi occuparti di tutte e 8 le aree, anche se in una vita ideale sarebbe meraviglioso.

Tu per ora sappi che questa specie di “bilancia” non deve mai pendere, per troppo tempo, da una sola parte.

Questi 3 blocchi sono idealmente:

  • 1) Lavoro/progetti/crescita-studio
  • 2) Svago personale e relax
  • 3) Famiglia/affetti/amici

Ora, ferme restando le tue esigenze quotidiane, agli obiettivi che ti sei prefissato e quanto più velocemente possibile vuoi raggiungerli, io ti darò la mia personalissima visione di come distribuire questi 3 blocchi

Io divido idealmente in 70% – 15% – 15%. Ciò vuol dire che se ho 17 ore di luce, 12 ore le passo nella fase 1, le altre 5 suddivise per svago, famiglia, affetti, relax, sport..ecc…!!

Detto questo passiamo all’ottimizzazione di queste ore di luce.

Come gestire al meglio le tue ore di luce

Nella bibliografica dell’efficacia personale ci sono davvero migliaia di tecniche più o meno efficaci per il time management, leggendo uno dei tanti libri sulle varie tecniche o strategie, mi sono imbattuto in un racconto che voglio condividere con te.

Un giorno un professore di un’Università, doveva presentare una lezione proprio sulla Gestione del Tempo.
Si presentò con un vaso di vetro trasparente di quelli economici dell’Ikea (per capirci), lo appoggiò sul tavolo e lo mostro alla classe dicendo:

“Questa è metafora della gestione del tempo, il nostro tempo è uno spazio limitato”. Poi cominciò a metterci dentro dei sassi fino a riempirlo tutto e chiese: “E’ pieno?” Tutti gli studenti risposero “Sì è pieno”.

“Bene!” sorridendo estrasse un sacchetto con della sabbia e cominciò a versarla nel vaso senza togliere le pietre (la sabbia si infilò tra i sassi riempendo gli spazi vuoti).

Arrivato fino al bordo del vaso, chiese nuovamente: “è pieno?” A questo punto gli studenti ostentando lo sguardo risposero di nuovo “Beh, adesso si”. Quindi Il Professore prese dell’acqua e la versò lentamente nel vaso, riempiendolo nuovamente (lasciando che l’acqua scorresse riempiendo lo spazio lasciato libero da sabbia e pietre). A questo punto tutti pensarono di aver capito e lui chiese nuovamente: “Cosa volevo dire con questa metafora?”

La risposta più comune fu: “voleva dire che c’è sempre tempo per fare un po’ di tutto!” oppure “la sua rappresentazione intende sostenere che per quanto pensiamo di essere occupati con migliaia di attività impegni e sacrifici, volendo riusciamo sempre a trovare uno spazio per svolgere un nuovo compito”.

Il Professore sorrise e disse:

Nella gestione del tempo le cose importanti (le pietre per l’appunto) devono essere poste per prima, poi a va tutto il resto. Cosa sarebbe successo se avessi riempito tutto il vaso prima con la sabbia? Non mi sarebbe rimasto posto per le pietre! Se avessi cominciato con il riempire il vaso con l’acqua sarebbe stato un problema mettere le pietre perché avrei inondato il tavolo con l’acqua che usciva fuori dal vaso.

Imparare a gestire il proprio tempo non vuol dire apprendere complicate tecniche di ottimizzazione per riempire tutti gli spazi della propria vita di impegni ma, al contrario, vuol dire semplificare ed eliminare il superfluo e concentrarsi sulle cose importanti.

Solo così avremo spazio per fare quello che realmente ci piace, ci fa stare bene e ci diverte.Ti è piaciuta?

Come vedi ogni disciplina ci dice la stessa cosa. Prima l’essenziale, l’indispensabile e poi il resto.

Ora ti darò 10 modi per ottimizzare il tuo tempo, utilizzali al meglio che puoi, cercando di sfruttarli per alleggerire il peso delle tue giornate.

Come Gestire il Tempo in 9 mosse

1 Pianificazione
E’ alla base di ogni successo in qualunque disciplina, attività o lavoro svolto.
La sera, dopo aver finito tutto, prenditi 10-15 minuti, da solo in silenzio, foglio e penna… NON al PC, FOGLIO di carta e penna.

Elenca le attività che dovrai/vorrai svolgere il giorno dopo, ricordando la formula sopra del 70-15-15, e assegna un voto da 1 a 5 per ognuna di loro, dove 1 è il livello di importanza più basso e 5 il più alto.

Una volta finito l’elenco metti in cima tutte le attività che hanno voto 5 e via via fino ad arrivare a 1.

Ora hai la tua lista di Priorità. Sappi che se in una giornata riesci a svolgere almeno 3 attività di livello 5, sei una persona molto efficiente.

Ideale sarebbe che almeno una delle 3 attività principali, fosse una dei due blocchi 2-3 ( ovvero svago personale e relax Famiglia/affetti/amici).

Spiego meglio. Se le prima due attività prioritarie della giornata fanno parte del Blocco 1 (lavoro-progetti-studio), di cui ti ho parlato sopra, attività 3 dovrebbe essere fra i Blocchi 2-3, così da avere come priorità per esempio fare Sport, stare con gli amici, uscire con tuo marito/moglie, stare con i tuoi figli. Spero di essermi riuscito a spiegare.

Ricordati sempre che sono le abitudini e la costanza a fare la differenza, non il tempo in sé.
Significa che non ti serve programmare 5 ore al giorno tutti i giorni con tuo figlio/figlia… non serve a te né a loro, e nemmeno 3 sessioni di sport tutti i giorni (te ne parlerò meglio più in basso).2)  Dividi in sessioni di tempo
Stabilisci un limite massimo di tempo da dedicare ad ogni attività che devi svolgere. Un esempio: Completare il compito X entro le ore 10, il compito Y da 03:00, e la voce da Z 5:30 pm. Questo impedirà alle diverse attività di trascinarsi oltre misura e di erodere tempo prezioso riservato per altre attività.

Impara a dire “no”

Lo so che è una parola facile da ricordare, ma nello stesso tempo è la più difficile da dire. Ci fa talmente male sentircelo dire, che tutte le volte che dobbiamo dire NO a qualcuno, ci sentiamo di ferirlo. In verità stai solo avendo rispetto per il tuo tempo e per la disciplina che metterai nel rispettare le tue priorità.

La maggior parte delle richieste sono distrazioni che vengono a rubare tempo e attenzione a quello che stai facendo. Impara a dare un fermo “no” a questo tipo di richieste e, se proprio non puoi (come nel caso di richieste provenienti da un superiore) impara a rinviarle ad un momento successivo.

E se si tratta di dire NO a qualcuno a te caro, sii disciplinata e non cedere. Ne va del tuo successo.)  

3 Mettiti un orologio di fronte e utilizza il timer.
Questo è uno degli strumenti più potenti per la gestione del tempo.

Quando lavoriamo, la maggior parte delle volte capita che siamo così assorti nel nostro lavoro che perdiamo la cognizione del tempo. Anche questo è un meccanismo psicologico. La nostra attenzione è selettiva.

Quando cerchiamo di risolvere un problema o di terminare una serie di operazioni le nostre risorse mentali sono tutte indirizzate. Avere un enorme orologio di fronte, ti terrà al corrente del tempo che passa in ogni momento e ti spingerà ad essere sintetico. Se puoi suddividi il tuo tempo in mini-sezioni da 30-45 minuti. E mettiti un timer.

Il timer ha due funzioni.

Ti tiene aggiornato sull’ora e ti da una certa “pressione” su quello che stai svolgendo. Lo so che sembra stressante, ma a dire il vero è solo efficace, lo stress ti sale quando NON sai quante cose devi fare e in quanto tempo.

4  Concentrati su un compito specifico per volta.

Come sai in informatica si utilizza il termine multi-tasking per indicare la capacità da parte di un sistema operativo, di elaborare contemporaneamente più programmi e di gestirli l’uno indipendentemente dall’altro.

Ecco, tu non sei un tablet e nemmeno un pc, e la tua mente (specie se sei donna ) nonostante sia in grado di elaborare tantissime informazioni, elabora sempre e comunque UN’INFORMAZIONE alla volta.

Sì, lo so cosa stai pensando. “Ma come, questo vale per gli uomini…mono neurone”. ahah sì certo brava, bella battuta. Purtroppo vale anche per te Wonder Woman.
Il tuo mega cervello elettronico può elaborare solo un’informazione alla volta, magari più velocemente dell’uomo, ma sempre un passo alla volta.

Ergo, se cerchi gestire il tuo tempo facendo più cose contemporaneamente (parlare al telefono, chattare, rispondere alla posta elettronica, navigare su internet e compilare un foglio Excel, stirare e parlare con tuo figlio, stai sicuro che non otterrai nulla di buono.
Quanto meno, otterrai un risultati infinitamente inferiore a quelli che otterresti facendo una cosa alla volta.

Non ci credi? Prova per 7 giorni e poi fammi sapere.

5 Impara il principio 80/20 di Pareto.

Voglio parlarti di questo principio che si unisce anche al discorso che facevamo in all’inizio di questo report.

Sai chi era Pareto?
Vilfredo Federico Damaso Pareto è stato un ingegnere, economista e sociologo italiano. Forse il più importante economista italiano di tutti i tempi.

Nel 1897, studiando la distribuzione dei redditi, e provando a definire dei modelli teorici universali di interpretazione dei fenomeni di distribuzione, osservò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza (in altre parole i ricconi erano pochi).

Anteprima(si apre in una nuova scheda)

Questa osservazione lo indusse a porsi delle domande sul perché si verificassero fenomeni di distribuzione così polarizzati e le osservazioni che ne derivarono ispirarono la cosiddetta “legge 80/20”.

La legge dell’80/20 è una legge empirica (cioè nata dall’osservazione e misurazione dei fenomeni) che è nota anche con il nome di principio di Pareto, e che è sintetizzabile nella seguente affermazione: “la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause“.

Questo principio ha numerose verifiche pratiche in diversi settori della vita umana: nel mondo: l’80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione; nelle aziende il 20% dei venditori fa l’80% delle vendite, ed il restante 80% dei commerciali fa solo il 20% delle vendite e così via. Penso che a questo punto avrai intuito da solo perché ti ho citato Pareto.

Identifica quel 20% di attività che da sole rendono l’80% della tua produttività e concentrati su quelle. Lascia stare tutto il resto.

6 Impara a delegare.

Lo so che ti piace fare tutto, perché come le cose le fai tu non le fa nessuno. Ok ti concedo altri 30 secondi di egocentrismo…poi torniamo seri………. (FINE dei 30 secondi).

Sai che è una cazzata vero?

Ci sono imprenditori e uomini d’affari che gestiscono 250 Aziende e 70-80.000 uomini che lavorano per loro.
Pensi che tutti i giorni, chiamino ognuno dei capi officina per chiedere come va? Oppure che inviino messaggi di auguri a tutti quelli che fanno il compleanno?
NO, sanno delegare e lo fanno con fiducia.
Come puoi utilizzare questo principio tu che vuoi cambiare la tua vita e vivere meglio ottimizzando il tuo tempo?

Semplice. Attribuisci un valore ad un’ora del tuo lavoro. Ogni ora potrai fare massimo 1-2 attività giusto? Ecco attribuisci un valore ad ognuna di loro.

Se durante la giornata ci sono attività che puoi delegare come “lavaggio, stiraggio, pulizia casa, fare la spesa, accudire il giardino, portare a tennis i tuoi figli…e così via”… calcola il costo di quell’ora e se vale meno di 10, trai le tue conclusioni.

Ti conviene più delegare, e quell’ora sfruttarla per fare attività 80/20 oppure no?
La risposta la sai da per te…come direbbe Zalone.

7 Come Gestire marito, moglie, compagno, compagna, figli, suocere, genitori…. (rompipalle)

Quando vuoi cambiare qualcosa della tua vita, specialmente se è una cosa nuova e inaspettata, troverai una schiera inaudita di persone pronte a metterti i bastoni fra le ruote, e questo ti rallenta e ti fa perdere una maera di tempo.

Ora, come puoi invece organizzarti per donare del tempo e non avere in cambio stress, senza rischiare di uccidere qualcuno, separarti, finire sotto un ponte o andare in galera?

Ancora una volta, abitudini. Le persone hanno bisogno di qualità e continuità, non tanto di quantità.
Nella tua pianificazione settimanale, decidi di dedicare un tempo che è buono per te ESCLUSIVAMENTE alla tua persona cara.

Non importa chi sia.

Fagli capire che stai rinunciando al tuo lavoro per stare con lui/lei/loro, che lo fai volentieri e che ora tutti i giorni, o più volte alla settimana avrete un momento tutto dedicato per voi, senza interruzioni pubblicitarie.

Ripeto il concetto perché è di fondamentale importanza.

Le persone hanno bisogno di esclusività, qualità e dedizione NON di quantità.

Se i tuoi figli sanno di poterti avere tutti i giorni 1-2 ore tutte per loro, senza telefono in una mano e nell’altra l’aspirapolvere, se tuo marito sa che tutte le sere, quanto torna al lavoro, ve ne state 1 ora a coccolarvi (senza scendere troppo nei particolari) e che 1 volta alla settimana avete una SPA tutta per voi, o ancora se i tuoi genitori con cui vivi, sanno che dalle 19 alle 20 li aiuti a preparare la cena… fidati, che basterà quello.

La chiarezza aiuta sempre. Parlaci chiaramente facendo capire che quello che fai è importante per te, rendili partecipi e ripeto, riserva loro del tempo di qualità.
Sono sicuro che la tua situazione migliorerà tantissimo, prova e fammi sapere. E se non succede…. Scappa 🙂 .

8 Prenditi le giuste pause.

Altro mito da sfatare è quello del lavorare senza sosta.
Non sei una macchina, te lo ripeto, il tuo cervello funziona con delle ONDE che mandano e ricevono segnali.
Periodicamente ha bisogno di essere ossigenato, di cambiare e distrarsi. Anche in questo caso ci sono varie teorie, tutte valide. Ti basti sapere che ogni ora hai bisogno di una piccola distrazione.
Chiudi il pc, posa il telefono e fai qualcosa di totalmente diverso.
Se hai possibilità vai in balcone e ossigena il cervello, cammina per 2-3 minuti, ai stretching, canta, balla… insomma cambia prospettiva.
Questo ti permetterà di ricaricare le pile e di essere doppiamente più produttivo ed efficiente.

9 Fai ordine

Questa è una cosa molto comune, succede di avere 1000 attività da fare, in diversi ambiti e di dover segnare appuntamenti, urgenze, suggerimenti, idee dovunque ci capiti.
Ci ritroviamo con 1000 post it, foglietti, pezzi di carta e altre cose appoggiate ovunque, non è così?

Questo causa due effetti. Confusione e perdita di tempo.

Impara ad avere un planning davanti a te, solo quello dove segni tutto.
Io uso un’agenda per gli appuntamenti e un blocco per la mia pianificazione giornaliera del tempo.
L’ordine genera chiarezza, abbate lo stress e ti rende più produttivo.

Conclusioni

In questa articolo/guida , ti ho dato diversi suggerimenti su come gestire il tempo al meglio.
Il tempo è la cosa più democratica che esista perché è uguale per tutti, e tutti ne abbiamo la stessa quantità a disposizione.

Sta a te decidere come sfruttarlo.
La cosa migliore che posso dirti è… fai ciò che FUNZIONA per te, non preoccuparti degli imprevisti e impara a gestirli, e soprattutto, comunque vada, FAI, FAI E CONTINUA A FARE SEMPRE OGNI GIORNO tenendo ben presente la ruota della vita, rendendo meraviglioso questo viaggio.
Fai ciò che ami e ama ciò che fai…e tutto andrà per il meglio

Noi ci vediamo in giro, mi piacerebbe che condividessi questo articolo donandolo a chi potrebbe essere utile, e che mi lasciassi un commento dicendomi se lo hai gradito.

Ti auguro il Meglio…

Nic.

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